No te preocupes tus correos electrónicos no van a ninguna parte.
El correo electrónico puede ser una herramienta fundamental para la comunicación en tu trabajo diario, pero puede terminar siendo una gran pérdida de tiempo si no se usa de manera efectiva. Si tu teléfono móvil está vinculado a tu correo electrónico de trabajo, recibes los correos en los 2 dispositivos, recibirás correos sin importar dónde estés y qué estés haciendo, lo que te llevará a cambiar constantemente tu enfoque de como trabajar.
Si tener cero mensajes no leídos puede brindarte satisfacción a corto plazo, ten en cuenta que no refleja la productividad. De hecho, te meterás en un bucle interminable de trabajo o distracción, ya que los nuevos correos electrónicos seguirán llegando y tu los revisaras constantemente.
En este artículo hablamos de:
Aquí están los siete consejos para revisar tus correos electrónicos y minimizar la distracción:
1. No revises tu correo electrónico a primera hora de la mañana
Es un hábito instintivo para muchos profesionales revisar su bandeja de entrada en el momento en que llegan a la oficina, o peor aún, tan pronto como se despiertan por la mañana. Se puede pensar que revisar los correos electrónicos antes de pasar a otras tareas aumenta la productividad, en realidad es una de las peores formas de comenzar el día.
Puede cargarse su agenda y lista de tareas para todo el día, ¿cuántas veces abrimos la bandeja de entrada para ‘simplemente verificar’ y luego, horas después, miras hacia arriba y te das cuenta de que tu mañana de trabajo se ha ido? – estas horas tan preciosas son las mejores para alcanzar los niveles máximos de productividad »
Imagínate ir a trabajar con trabajos o reuniones urgentes para ese día y solo por abrir tu bandeja de entrada y encontrar cientos de correos electrónicos no leídos. Horas después, terminas de responder a los correos electrónicos y te das cuenta que tus trabajos o reuniones que tenias preparadas para ese día ya no las puedes hacer porque no te queda tiempo, te has cargado la mañana con el dichoso correo.
2. Use la regla de los 2 minutos para hojear su bandeja de entrada
Si realmente le preocupa que pueda estar perdiendo solicitudes urgentes y correos electrónicos de su jefe al no revisar su bandeja de entrada, use la regla de «2 minutos» para hojear sus correos electrónicos a una hora determinada de la mañana.
Esta estrategia se basa en el libro más vendido del experto en productividad David Allen, » Getting Things Done «.
Mira tu bandeja de entrada e identifica rápidamente los correos electrónicos que necesiten una respuesta inmediata o que puedan ser respondidos fácilmente. Si puede finalizar sus respuestas a estos correos electrónicos en dos minutos, envíelos de inmediato. Tenga en cuenta que esto no significa que deba responder a cada correo electrónico que pueda responder en dos minutos. Esta estrategia significa responder a mensajes que puede procesar fácilmente y que se relacionan con personas importantes de la organización. Cualquier otra cosa puede esperar hasta más tarde cuando tenga más tiempo.
3. Revisa tu correo electrónico cuando estés de viaje de negocios
Si tu jefe te está enviando a conferencias o reuniones de negocios y te has dejado correo electrónico sin una sola respuesta, las cosas novan bien. Recuerda, aunque no tenemos que estar accesible las 24 horas del día, los 7 días de la semana, mientras viaja por trabajo, tu jefe debe poder contactar de vez en cuando. Después de todo, la compañía se hace cargo del costo de su excursión, por lo que no es mucho pedir, que en ese transcurso de tiempo (Viaje) puede contestar correos sin ningún problema.
Además, también hay que estar al día con los correos electrónicos cuando se viaja para no perderse lo que sucede en la oficina. Su jefe podría estar ofreciendo un proyecto emocionante, y un simple error como revisar su correo electrónico tarde puede hacerle perder una gran oportunidad. Si viaja, asegúrese siempre de habilitar los datos de itinerancia o compre una tarjeta SIM local para una conectividad más fácil. Pero hay que seguir revisando su correo, solo hay que tener en cuenta cuando y cuanto.
4. No revises tu correo electrónico cuando estés estresado
Cuando estas estresado con el trabajo y se acercan los plazos para entregar proyectos o finalizar tus tareas encomendadas, es fácil pensar en revisar el correo electrónico como tarea productiva. Responder a tus correos electrónicos pueden ayudarte a sentirte que estás haciendo algo bueno, pero de hecho, simplemente te está escapando de la realidad y posponiendo tareas que son más urgentes y críticas.
«No permitas que tu correo electrónico se convierta en una excusa de por qué el trabajo real que necesitabas completar no se realizó». Cada vez que te encuentres abriendo tu bandeja de entrada, detente y da un paso atrás para examinar tus tareas pendientes y restablecer tus prioridades. Nunca uses tu bandeja de entrada como una excusa de por qué no pudo terminar las otras tareas, ya que eso solo le perjudica y le hace poco responsable.
5. Verificar el correo electrónico cuando esperas una respuesta importante
Si estás esperando un correo electrónico importante de tus clientes, una respuesta que parece que nunca llega puede ralentizar el progreso de todo el proyecto y abre un espacio de tiempo con falta de comunicación y la mala interpretación. Por lo tanto, la bandeja de entrada abierta cuando estés esperando correos electrónicos importantes. También ayuda mucho configurar notificaciones especiales en tu teléfono para ciertos remitentes y momentos para que recibas alertas cuando te envíen un correo electrónico. Configurar alertas como estas ayudaría a evitar distracciones de mensajes promocionales innecesarios.
6. Revisa tu correo electrónico cuando viajes en transporte público
Si tomas el tren o el autobús para ir a trabajar a diario, este sería un lugar ideal para hojear tu bandeja de entrada y aplicar la regla de los 2 minutos. Le das un comienzo productivo del día, utilizando tiempo que no puede gastarse haciendo mucho más. Además, te ayuda a sumergirte directamente en tareas urgentes cuando llegas a la oficina. Del mismo modo, el viaje de regreso a casa puede usarse para organizar tus correos electrónicos en carpetas, eliminar mensajes de spam y promocionales, y configurar una lista de acciones para el día siguiente. Planificación.
7. Verifica tu correo electrónico a una hora programada
Una de las formas más eficientes de aumentar la productividad es programar tareas en su calendario y cumplirlo. De forma similar a cómo programa el tiempo (Día y Hora) para reuniones y eventos en su calendario, reserve un poco de tiempo todos los días para revisar y responder sus correos electrónicos. Reservar un momento específico. Además, este hábito ayuda a establecer expectativas claras para sus colegas sobre su tiempo de respuesta.
No permitas que tu bandeja de entrada controle tu tiempo y energía.
Sigue estos consejos para crear una forma eficiente y efectiva de verificar y responder a tus correos electrónicos de trabajo todos los días.
¡Te lo agradecerás más tarde!
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